Die erste Anfrage muss noch kein fertiges Lastenheft sein. Sie sollte dem Caterer aber genug Orientierung geben, um Machbarkeit, Personal, Logistik und ein passendes Foodkonzept seriös einzuschätzen. Wer nur Datum und Gästezahl sendet, bekommt meist Rückfragen oder ein Angebot voller Annahmen. Beides kostet Zeit.

1. Das Ziel des Corporate Events festlegen

Ein Sommerfest für Mitarbeitende funktioniert anders als eine Produktpräsentation, ein Kundenevent oder ein Jahresauftakt. Nicht nur das Programm verändert sich. Auch Empfang, Serviceform, Speisenfolge, Raumaufteilung und Tempo müssen zum Anlass passen.

Hilfreich ist ein einziger klarer Zielsatz: Was sollen die Gäste nach dem Event sagen, fühlen oder verstanden haben? Dieser Satz ist für die Konzeption oft wertvoller als eine lange Liste einzelner Wünsche.

2. Gästezahl und Gästestruktur realistisch einschätzen

Für die erste Anfrage reicht eine belastbare Größenordnung. Trotzdem sollte sie nicht aus dem Bauch heraus entstehen. Die Gästezahl beeinflusst Einkauf, Küchenleistung, Personal, Mobiliar, Ausgabewege und den Zeitbedarf beim Service.

Auch die Bewegung der Gäste spielt eine Rolle. Kommen alle gleichzeitig? Gibt es mehrere Programmpunkte? Bleiben die Gäste an festen Plätzen oder sollen sie sich frei bewegen? Aus diesen Antworten ergibt sich, ob ein Menü, Buffet, Flying Service oder eine Kombination sinnvoll ist.

3. Termin, Zeitrahmen und Location klären

Ein festes Datum ist ideal. Falls mehrere Termine möglich sind, sollten sie direkt genannt werden. Zusätzlich braucht es einen groben Ablauf vom ersten Aufbau bis zum letzten Abbau. Entscheidend ist nicht nur, wann die Gäste kommen, sondern wann das Catering Zugang zur Location erhält.

Ist die Location noch offen, ist das kein Ausschlusskriterium. Dann sollte die Anfrage deutlich sagen, welche Region, Kapazität, Atmosphäre und technische Ausstattung gesucht werden. So kann die Locationfrage gemeinsam mit dem Cateringkonzept gedacht werden.

4. Einen Budgetrahmen statt einer Wunschliste nennen

Ein Budget ist kein Einladungsschild für einen maximal hohen Preis. Es zeigt, in welchem Rahmen sinnvoll geplant werden kann. Ohne diese Information entsteht schnell ein Konzept, das zwar gut klingt, aber an den wirtschaftlichen Möglichkeiten vorbeigeht.

Wenn noch kein Gesamtbudget freigegeben ist, hilft zumindest ein Zielkorridor pro Person und die Information, welche Leistungen darin enthalten sein sollen. Wichtig ist die Vergleichbarkeit: Speisen, Getränke, Service, Logistik, Equipment und Fremdleistungen dürfen nicht unbemerkt vermischt werden.

5. Die passende Serviceform auswählen

Die Frage „Buffet oder Menü?“ greift oft zu kurz. Die Serviceform muss zum Ziel, zur Location, zum Programm und zur gewünschten Bewegung im Raum passen. Erst daraus entsteht ein stimmiges Foodkonzept.

Eine Kombination kann die beste Lösung sein: etwa ein Flying Empfang, gefolgt von Foodstationen und einem servierten Dessert. Wichtig ist, dass die Formate einen gemeinsamen Ablauf ergeben und nicht nur möglichst viele Ideen nebeneinanderstellen.

6. Programm, Logistik und Zeitplan zusammen denken

Catering läuft nicht neben dem Event, sondern mitten darin. Reden, Showacts, Produktmomente und Umbauten beeinflussen, wann produziert, angerichtet und serviert werden kann. Schon in der ersten Anfrage sollte deshalb erkennbar sein, wie der Abend ungefähr aufgebaut ist.

Besonders bei externen Locations entscheidet die Logistik häufig stärker über die Machbarkeit als das Menü. Ein kurzer Vor-Ort-Termin kann deshalb mehr klären als mehrere Angebotsrunden per E-Mail.

7. Zuständigkeiten und Entscheidungswege festlegen

Ein gutes Konzept braucht einen klaren Ansprechpartner. Wenn Marketing, Geschäftsführung, Einkauf, Agentur und Location unterschiedliche Anforderungen einbringen, sollte früh feststehen, wer Informationen bündelt und wer final entscheidet.

Ebenso wichtig sind Freigabetermine. Wann muss die finale Gästezahl stehen? Bis wann werden Menü, Mobiliar und Branding bestätigt? Welche Änderungen sind danach noch möglich? Klar definierte Entscheidungspunkte schützen beide Seiten vor unnötigen Schleifen.

Was gehört in die erste Catering-Anfrage?

Mit den folgenden Angaben kann ein Caterer die Anfrage qualifiziert prüfen und gezielt weiterdenken. Fehlende Details lassen sich anschließend gemeinsam klären.

Was passiert nach der ersten Anfrage?

Ein belastbarer Prozess wird vom Groben zum Detail aufgebaut. So werden keine aufwendigen Einzelentscheidungen getroffen, bevor Machbarkeit und Richtung geklärt sind.

Häufige Fragen zur Planung von Corporate Events