Wie Unternehmen das Essen ihrer Mitarbeitenden bezuschussen können

Bernd Zehner — Wed, 29 Jul 2026 12:00:43 +0000

Ein Essenszuschuss für Mitarbeitende ist mehr als reine Verpflegung. Er ist ein Benefit, den Mitarbeitende tatsächlich jeden Tag erleben können. Unternehmen haben dafür verschiedene Möglichkeiten: vom eigenen Betriebsrestaurant über eine durch einen Caterer betriebene Kantine bis zum digitalen Essenszuschuss für hybride Teams.

Mittag- oder Abendessen4,57 €amtlicher Sachbezugswert pro Mahlzeit im Jahr 2026

Arbeitstäglicher Zuschuss7,67 €maximaler Zuschuss bei der 3,10-Euro-Regel für digitale oder papiergebundene Modelle

Frühstück2,37 €amtlicher Sachbezugswert pro Frühstück im Jahr 2026

Wichtig: Die oft genannten 7,67 Euro sind nicht automatisch vollständig steuerfrei. Außerdem gilt diese Rechengrenze nicht pauschal für jede Form der Betriebsgastronomie. Entscheidend sind das gewählte Modell, der tatsächliche Preis der Mahlzeit und der Eigenanteil der Mitarbeitenden.

Zuerst zwei Modelle steuerlich auseinanderhalten

In der Praxis werden Kantinenzuschuss und digitale Essensmarke häufig in einen Topf geworfen. Die Grundlogik ist zwar ähnlich, die konkrete Berechnung aber nicht identisch.

Betriebsgastronomie vor Ort

Kantine oder Betriebsrestaurant

Gibt ein Arbeitgeber selbst Mahlzeiten ab oder verbilligt er Mahlzeiten in einer vertraglich eingebundenen Kantine, wird die Mahlzeit grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet.

Zahlt ein Mitarbeiter für sein Mittagessen mindestens 4,57 Euro selbst, verbleibt grundsätzlich kein geldwerter Vorteil. Der tatsächliche Wert der Mahlzeit kann dabei höher liegen.

Extern und digital

App, Essensmarke oder Belegerstattung

Bei arbeitstäglichen Zuschüssen wird unter den gesetzlichen Voraussetzungen ebenfalls die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert bewertet. Der Zuschuss darf den Sachbezugswert dabei höchstens um 3,10 Euro übersteigen und nie höher sein als der tatsächliche Preis.

Für ein Mittag- oder Abendessen ergibt sich 2026 deshalb die häufig genannte Grenze von 7,67 Euro.

Wie wird der geldwerte Vorteil berechnet?

Für eine begünstigte Mahlzeit wird nicht automatisch der komplette Verkaufspreis als Arbeitslohn behandelt. Maßgeblich ist grundsätzlich höchstens der amtliche Sachbezugswert. Davon wird der Eigenanteil des Mitarbeiters abgezogen.

Beispiel 2026Kein verbleibender geldwerter Vorteil

Preis der Mahlzeit	7,67 €
Arbeitgeberzuschuss	3,10 €
Eigenanteil des Mitarbeiters	4,57 €
Verbleibender geldwerter Vorteil	0,00 €

Übernimmt der Arbeitgeber dagegen den gesamten Preis von 7,67 Euro, wird die Mahlzeit grundsätzlich mit 4,57 Euro als geldwerter Vorteil angesetzt. Dieser Vorteil kann bei Vorliegen der Voraussetzungen mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.

Für eine Kantinenmahlzeit mit einem tatsächlichen Wert von beispielsweise 10 Euro kann die Rechnung anders aussehen: Zahlt der Mitarbeiter mindestens 4,57 Euro selbst, bleibt grundsätzlich kein geldwerter Vorteil übrig. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall mehr als 3,10 Euro der tatsächlichen Kosten tragen, weil die 3,10-Euro-Grenze speziell für arbeitstägliche Zuschüsse und Essenmarken gilt.

Drei praxistaugliche Modelle für Unternehmen

Betriebsrestaurant

Für Standorte mit regelmäßig vielen anwesenden Mitarbeitenden. Angebot, Qualität, Öffnungszeiten und Atmosphäre lassen sich gezielt auf den Betrieb abstimmen.

Caterer vor Ort

Der Caterer übernimmt je nach Konzept Speiseplanung, Einkauf, Produktion, Personal, Ausgabe und Abrechnung. Das Unternehmen bestimmt Zuschuss und Mitarbeiterpreis.

Digitaler Zuschuss

Geeignet für kleinere Standorte, Außendienst und hybride Teams. Belege werden per App geprüft und der Zuschuss anschließend über die Lohnabrechnung abgewickelt.

Betriebsgastronomie muss keine klassische Großkantine sein

Eine gute Mitarbeiterverpflegung kann sehr unterschiedlich aussehen. Entscheidend ist nicht allein die Gesamtzahl der Beschäftigten, sondern wie viele Menschen zu welchen Zeiten tatsächlich am Standort essen.

Vollständig betriebenes Betriebsrestaurant

Ausgabeküche mit externer Produktion

Kompaktes Lunchkonzept mit wechselnden Gerichten

Selbstbedienungsmodell für kleinere Standorte

Warme Küche kombiniert mit Snacks und Getränken

Verlängerte Versorgungszeiten für Schichtbetriebe

Der Vorteil liegt nicht allein im Preis. Ein Betriebsrestaurant schafft einen gemeinsamen Ort, verbessert die Aufenthaltsqualität und ermöglicht dem Unternehmen, Qualität, Ernährung und Service aktiv mitzugestalten.

Digitale Modelle

Was bei Apps und Belegerstattung erfüllt sein muss

Damit ein arbeitstäglicher Essenszuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden kann, müssen die Voraussetzungen sauber dokumentiert sein.

Tatsächlich gekauft wird eine Mahlzeit oder etwas zum unmittelbaren Verzehr.

Pro Arbeitstag und Mahlzeit wird nur ein Zuschuss gewährt.

Der Zuschuss liegt höchstens 3,10 Euro über dem Sachbezugswert.

Der Zuschuss überschreitet den tatsächlichen Kaufpreis nicht.

Urlaub, Krankheit und bestimmte Auswärtstätigkeiten werden berücksichtigt.

Belege oder elektronische Abrechnungen werden zum Lohnkonto aufbewahrt.

Vorratskäufe für andere Tage werden nicht als arbeitstägliche Mahlzeit behandelt.

Die Regelung ist arbeitsrechtlich nachvollziehbar vereinbart.

Was bedeutet die sogenannte 15er-Regelung?

Die 15er-Regelung ist kein generelles Verbot, mehr als 15 Arbeitstage im Monat zu bezuschussen. Sie ist eine Vereinfachung bei der Feststellung von Abwesenheitstagen und gilt nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Die Pflicht, Abwesenheitstage im Einzelnen festzustellen und die Zuschüsse entsprechend anzupassen, kann entfallen, wenn Beschäftigte im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen pro Monat auswärts tätig sind und im jeweiligen Monat höchstens 15 Zuschüsse erhalten. Wer mehr Tage bezuschussen möchte, kann das grundsätzlich tun, muss Anwesenheit und Abwesenheit dann aber sauber erfassen.

Welches Modell passt zu welchem Unternehmen?

Ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten und täglich 80 Personen vor Ort braucht ein anderes Konzept als ein Produktionsbetrieb mit 180 Mitarbeitenden in festen Schichten. Vor einer Entscheidung sollten deshalb nicht nur steuerliche Werte, sondern vor allem die betrieblichen Abläufe geklärt werden.

Wie viele Mitarbeitende essen an einem normalen Arbeitstag tatsächlich vor Ort?

Wann entstehen die größten Pausen- und Nachfragezeiten?

Gibt es Schichtarbeit, Homeoffice oder mehrere Standorte?

Welche Räume und welche technische Infrastruktur stehen zur Verfügung?

Wie hoch sollen Zuschuss und Eigenanteil ausfallen?

Soll vor Ort produziert, angeliefert oder nur ausgegeben werden?

Wie werden Bezahlung, Zuschuss und Lohnabrechnung verbunden?

Welche Ernährungsformen, Allergien und Qualitätsansprüche müssen berücksichtigt werden?

Von der Idee zum funktionierenden Verpflegungskonzept

Schritt 01Bedarf und Anwesenheit analysieren

Schritt 02Räume, Technik und Logistik prüfen

Schritt 03Speise-, Zuschuss- und Abrechnungsmodell entwickeln

Schritt 04Betrieb starten und laufend optimieren

Eine gute Lösung beginnt deshalb nicht mit einem vorgefertigten Speiseplan. Sie beginnt mit der Frage, wie das Unternehmen arbeitet und was die Menschen am Standort tatsächlich benötigen.

Häufige Fragen zum Essenszuschuss

Sind 7,67 Euro pro Arbeitstag steuerfrei?

Mitarbeiterverpflegung – Kochwerkstatt Catering