Wie Unternehmen das Essen ihrer Mitarbeitenden bezuschussen können
Ein Essenszuschuss für Mitarbeitende ist mehr als reine Verpflegung. Er ist ein Benefit, den Mitarbeitende tatsächlich jeden Tag erleben können. Unternehmen haben dafür verschiedene Möglichkeiten: vom eigenen Betriebsrestaurant über eine durch einen Caterer betriebene Kantine bis zum digitalen Essenszuschuss für hybride Teams.
Wichtig: Die oft genannten 7,67 Euro sind nicht automatisch vollständig steuerfrei. Außerdem gilt diese Rechengrenze nicht pauschal für jede Form der Betriebsgastronomie. Entscheidend sind das gewählte Modell, der tatsächliche Preis der Mahlzeit und der Eigenanteil der Mitarbeitenden.
Zuerst zwei Modelle steuerlich auseinanderhalten
In der Praxis werden Kantinenzuschuss und digitale Essensmarke häufig in einen Topf geworfen. Die Grundlogik ist zwar ähnlich, die konkrete Berechnung aber nicht identisch.
Kantine oder Betriebsrestaurant
Gibt ein Arbeitgeber selbst Mahlzeiten ab oder verbilligt er Mahlzeiten in einer vertraglich eingebundenen Kantine, wird die Mahlzeit grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet.
Zahlt ein Mitarbeiter für sein Mittagessen mindestens 4,57 Euro selbst, verbleibt grundsätzlich kein geldwerter Vorteil. Der tatsächliche Wert der Mahlzeit kann dabei höher liegen.
App, Essensmarke oder Belegerstattung
Bei arbeitstäglichen Zuschüssen wird unter den gesetzlichen Voraussetzungen ebenfalls die Mahlzeit mit dem Sachbezugswert bewertet. Der Zuschuss darf den Sachbezugswert dabei höchstens um 3,10 Euro übersteigen und nie höher sein als der tatsächliche Preis.
Für ein Mittag- oder Abendessen ergibt sich 2026 deshalb die häufig genannte Grenze von 7,67 Euro.
Wie wird der geldwerte Vorteil berechnet?
Für eine begünstigte Mahlzeit wird nicht automatisch der komplette Verkaufspreis als Arbeitslohn behandelt. Maßgeblich ist grundsätzlich höchstens der amtliche Sachbezugswert. Davon wird der Eigenanteil des Mitarbeiters abgezogen.
| Preis der Mahlzeit | 7,67 € |
|---|---|
| Arbeitgeberzuschuss | 3,10 € |
| Eigenanteil des Mitarbeiters | 4,57 € |
| Verbleibender geldwerter Vorteil | 0,00 € |
Übernimmt der Arbeitgeber dagegen den gesamten Preis von 7,67 Euro, wird die Mahlzeit grundsätzlich mit 4,57 Euro als geldwerter Vorteil angesetzt. Dieser Vorteil kann bei Vorliegen der Voraussetzungen mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.
Für eine Kantinenmahlzeit mit einem tatsächlichen Wert von beispielsweise 10 Euro kann die Rechnung anders aussehen: Zahlt der Mitarbeiter mindestens 4,57 Euro selbst, bleibt grundsätzlich kein geldwerter Vorteil übrig. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall mehr als 3,10 Euro der tatsächlichen Kosten tragen, weil die 3,10-Euro-Grenze speziell für arbeitstägliche Zuschüsse und Essenmarken gilt.
Drei praxistaugliche Modelle für Unternehmen
Betriebsrestaurant
Für Standorte mit regelmäßig vielen anwesenden Mitarbeitenden. Angebot, Qualität, Öffnungszeiten und Atmosphäre lassen sich gezielt auf den Betrieb abstimmen.
Caterer vor Ort
Der Caterer übernimmt je nach Konzept Speiseplanung, Einkauf, Produktion, Personal, Ausgabe und Abrechnung. Das Unternehmen bestimmt Zuschuss und Mitarbeiterpreis.
Digitaler Zuschuss
Geeignet für kleinere Standorte, Außendienst und hybride Teams. Belege werden per App geprüft und der Zuschuss anschließend über die Lohnabrechnung abgewickelt.
Betriebsgastronomie muss keine klassische Großkantine sein
Eine gute Mitarbeiterverpflegung kann sehr unterschiedlich aussehen. Entscheidend ist nicht allein die Gesamtzahl der Beschäftigten, sondern wie viele Menschen zu welchen Zeiten tatsächlich am Standort essen.
Der Vorteil liegt nicht allein im Preis. Ein Betriebsrestaurant schafft einen gemeinsamen Ort, verbessert die Aufenthaltsqualität und ermöglicht dem Unternehmen, Qualität, Ernährung und Service aktiv mitzugestalten.
Was bei Apps und Belegerstattung erfüllt sein muss
Damit ein arbeitstäglicher Essenszuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden kann, müssen die Voraussetzungen sauber dokumentiert sein.
Was bedeutet die sogenannte 15er-Regelung?
Die 15er-Regelung ist kein generelles Verbot, mehr als 15 Arbeitstage im Monat zu bezuschussen. Sie ist eine Vereinfachung bei der Feststellung von Abwesenheitstagen und gilt nur unter bestimmten Voraussetzungen.
Die Pflicht, Abwesenheitstage im Einzelnen festzustellen und die Zuschüsse entsprechend anzupassen, kann entfallen, wenn Beschäftigte im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen pro Monat auswärts tätig sind und im jeweiligen Monat höchstens 15 Zuschüsse erhalten. Wer mehr Tage bezuschussen möchte, kann das grundsätzlich tun, muss Anwesenheit und Abwesenheit dann aber sauber erfassen.
Welches Modell passt zu welchem Unternehmen?
Ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten und täglich 80 Personen vor Ort braucht ein anderes Konzept als ein Produktionsbetrieb mit 180 Mitarbeitenden in festen Schichten. Vor einer Entscheidung sollten deshalb nicht nur steuerliche Werte, sondern vor allem die betrieblichen Abläufe geklärt werden.
Von der Idee zum funktionierenden Verpflegungskonzept
Eine gute Lösung beginnt deshalb nicht mit einem vorgefertigten Speiseplan. Sie beginnt mit der Frage, wie das Unternehmen arbeitet und was die Menschen am Standort tatsächlich benötigen.
Häufige Fragen zum Essenszuschuss
Sind 7,67 Euro pro Arbeitstag steuerfrei?
Nicht automatisch. Die 7,67 Euro ergeben sich 2026 aus dem Sachbezugswert von 4,57 Euro plus 3,10 Euro. Ob ein geldwerter Vorteil verbleibt, hängt unter anderem vom Eigenanteil des Mitarbeiters und vom konkreten Zuschussmodell ab.
Können auch Mitarbeitende im Homeoffice einen Essenszuschuss erhalten?
Ja. Arbeitstägliche Zuschüsse können bei erfüllten Voraussetzungen auch für Mitarbeitende im Homeoffice und für Teilzeitkräfte mit dem Sachbezugswert angesetzt werden.
Dürfen Unternehmen mehr als 15 Essenstage pro Monat bezuschussen?
Grundsätzlich ja. Die Zahl 15 betrifft eine Vereinfachungsregel bei der Erfassung bestimmter Abwesenheitstage. Werden mehr Zuschüsse gewährt, müssen Arbeitstage und Abwesenheiten entsprechend nachvollziehbar dokumentiert werden.
Reicht es, den Zuschuss einfach mit dem Gehalt auszuzahlen?
Ein frei verfügbarer Geldbetrag erfüllt die Voraussetzungen nicht automatisch. Zweckbindung, tatsächlicher Mahlzeitenkauf, tägliche Begrenzung und Nachweis müssen im jeweiligen Modell sichergestellt sein.
Amtliche Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Sachbezugswerte für Mahlzeiten ab 2026
- Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026: Kantinenmahlzeiten und Essenmarken
- BMF: Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten
- § 40 EStG: Pauschalierung der Lohnsteuer
Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die konkrete Umsetzung sollte mit der Lohnbuchhaltung und dem steuerlichen Berater des Unternehmens abgestimmt werden.
Mitarbeiterverpflegung, die zum Unternehmen passt
Die Kochwerkstatt entwickelt und betreibt gastronomische Lösungen für Unternehmen im Rhein-Main-Gebiet. Wir betrachten Speisen, Personal, Räume, Ausgabe, Logistik und Bezuschussung als ein gemeinsames Konzept.
